Método Ivy Lee: la mejor técnica para priorizar tareas eficazmente
¿Qué es el Método Ivy Lee?
En un mundo obsesionado con la última app de productividad y los sistemas de organización más complejos, a veces las soluciones más efectivas son las más simples. Hoy vamos a desempolvar una joya de más de 100 años de antigüedad: el método Ivy Lee. Una técnica tan sencilla que parece casi ridícula, pero cuya eficacia ha resistido el paso del tiempo.
La historia cuenta que Charles M. Schwab, un magnate del acero, contrató a un consultor de productividad llamado Ivy Lee en 1918. Schwab le pidió que le mostrara una forma de hacer más cosas. Lee le dijo que le diera 15 minutos con cada uno de sus ejecutivos y que, si funcionaba, le pagara lo que considerara justo. Tres meses después, Lee recibió un cheque por 25.000 dólares (el equivalente a más de 400.000 dólares hoy).
¿El secreto que valía tanto dinero? Un método de cinco pasos que puedes aplicar cada día antes de irte a casa.
Cómo Aplicar el Método Ivy Lee paso a paso
La belleza de esta técnica reside en su simplicidad. No necesitas software, ni libretas especiales. Solo un trozo de papel y un bolígrafo.
- Paso 1: Anota seis tareas. Al final de cada jornada laboral, escribe las seis cosas más importantes que necesitas hacer al día siguiente. Solo seis, no más.
- Paso 2: Prioriza la lista. Reordena esas seis tareas en orden de verdadera importancia. ¿Qué es lo más crucial para avanzar hacia tus objetivos?
- Paso 3: Enfócate en la primera tarea. Cuando llegues a trabajar al día siguiente, olvídate de todo lo demás. Coge tu lista y empieza a trabajar únicamente en la tarea número uno.
- Paso 4: Trabaja hasta completarla. No pases a la siguiente tarea hasta que la primera esté terminada. Las interrupciones ocurrirán, pero tu foco principal debe ser volver a esa tarea hasta que esté hecha.
- Paso 5: Repite. Una vez terminada la primera, pasa a la segunda, y así sucesivamente. Al final del día, cualquier tarea que no hayas completado, pásala a tu nueva lista de seis para el día siguiente.
Ejemplo Práctico de Aplicación Real
Para que no se quede solo en teoría, veamos cómo se vería la lista de un profesional antes de terminar su jornada el lunes:
- Revisar y enviar el presupuesto del Proyecto Alpha (Prioridad máxima)
- Redactar el informe trimestral de ventas
- Llamar a los 3 nuevos clientes potenciales
- Actualizar el control de horas de trabajo de la semana
- Preparar la presentación para la reunión del miércoles
- Limpiar y organizar la bandeja de entrada
El martes, esta persona no tocará el informe de ventas hasta que el presupuesto del Proyecto Alpha esté enviado. Si surge una urgencia, la gestionará, pero volverá inmediatamente a su paso 1.
Calcula tu tiempo efectivamente
Si quieres medir cuánto tiempo dedicas realmente a cada una de estas seis tareas y aplicar el Método Ivy Lee con datos reales, usa nuestra calculadora de horas de trabajo. Una buena práctica es combinarlo con técnicas de Time Blocking para reservar bloques específicos para cada tarea.
La Ciencia detrás del Éxito: Por qué funciona
Aunque el método tiene más de un siglo, la neurociencia moderna respalda su eficacia a través de dos conceptos clave:
- Reducción de la Fatiga por Decisión: El psicólogo Roy Baumeister demostró que nuestra capacidad para tomar decisiones es un recurso limitado que se agota a lo largo del día. Al elegir tus tareas la noche anterior, evitas gastar energía mental valiosa al inicio de tu jornada, reservándola para la ejecución.
- Efecto Zeigarnik: Nuestra mente tiende a recordar tareas inacabadas, lo que genera ansiedad. Al escribir la lista antes de dormir, tu cerebro "archiva" temporalmente esas preocupaciones, mejorando la calidad del descanso.
Beneficios de usar el Método Ivy Lee
Este sistema combate los grandes enemigos de la productividad moderna:
- Foco Profundo (Deep Work): Al concentrarte en una sola cosa, evitas el coste de "cambio de contexto" que destruye la eficiencia.
- Priorización Forzada: Te obliga a ser realista. No puedes hacerlo todo, por lo que te asegura que lo que hagas sea lo correcto.
Limitaciones y Críticas: ¿Cuándo no usarlo?
Ningún método es perfecto. Los expertos en organización señalan algunos puntos débiles a tener en cuenta:
- Ignora la duración: Una de las 6 tareas podría llevarte 10 minutos y otra 5 horas. No ayuda a estimar la carga de trabajo real.
- Rigidez: En entornos extremadamente volátiles, una lista cerrada de 6 tareas puede quedar obsoleta en la primera hora de la mañana.
- Falta de contexto: No distingue entre tareas de alta energía (creativas) y de baja energía (administrativas).
Comparativa: Ivy Lee vs. Otros Métodos
| Método | Ideal para... | Diferencia Clave |
|---|---|---|
| Ivy Lee | Ejecución pura y foco diario | Simplicidad extrema y límite de 6 tareas. |
| Getting Things Done (GTD) | Gestión de grandes volúmenes de información | Sistema complejo de captura y organización. |
| Matriz de Eisenhower | Toma de decisiones estratégica | Filtro basado en Urgencia vs. Importancia. |
Preguntas Frecuentes sobre el Método Ivy Lee
Aquí respondemos las dudas más comunes sobre la aplicación de este sistema de productividad.
- ¿Qué pasa si no termino las seis tareas en un día?
No pasa nada. Simplemente, las tareas incompletas se trasladan a la lista del día siguiente. La clave no es la cantidad, sino asegurarte de que siempre estás dedicando tu tiempo a lo más relevante. - ¿Puedo usar este método si tengo interrupciones frecuentes?
Sí. De hecho, el método Ivy Lee brilla en estos casos porque actúa como un "ancla mental". Al saber exactamente cuál es tu tarea número uno, puedes retomar el hilo mucho más rápido después de una interrupción inevitable. - ¿Cómo se adapta el método Ivy Lee al trabajo reactivo (soporte, correos)?
En trabajos muy reactivos, puedes tratar la gestión de imprevistos como una única tarea dentro de tu lista o dedicar bloques específicos a ello. Usa el método para asegurar que, entre imprevisto e imprevisto, tus tareas estratégicas sigan avanzando. - ¿Es mejor que la Técnica Pomodoro o el Time Blocking?
No son excluyentes. Lo ideal es usarlos juntos: usa Ivy Lee para elegir qué hacer, Time Blocking para asignarles un hueco en tu agenda y la Técnica Pomodoro para mantener la concentración mientras las ejecutas. - ¿Puedo usar una aplicación digital en lugar de papel?
Por supuesto. Aunque el papel evita distracciones digitales, aplicaciones como TickTick, Notion o Todoist funcionan perfectamente siempre que respetes la regla de oro: un máximo de 6 tareas y un orden estricto de prioridad.
Un Consejo para el Mundo Moderno
En 1918 no existían las notificaciones de Slack, los correos electrónicos incesantes o las reuniones de Zoom. Sin embargo, implementar el método Ivy Lee en trabajo remoto es hoy más relevante que nunca para evitar la dispersión digital. Para adaptarlo a la actualidad, puedes considerar una "tarea cero": dedicar los primeros 15-30 minutos del día a gestionar las comunicaciones urgentes.
La próxima vez que te sientas abrumado por una lista de tareas interminable, prueba este método. Y si quieres explorar otras formas de organizar tu tiempo, puedes leer sobre la Técnica Pomodoro. Puede que la solución a tu sobrecarga de trabajo no esté en una nueva tecnología, sino en un consejo centenario que cabe en una servilleta.